Recae en cabeza del administrador la función de atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto. En consecuencia, la administración debe comunicar a cada uno de los propietarios, la programación de la asamblea general, conforme se desprende de los numerales 1 y 2 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001. En razón a la disposición legal enunciada, el administrador de la propiedad horizontal es el encargado de tratar los datos personales con fines de utilización, recolección o almacenamiento, para el registro de residentes y propietarios; de igual manera, los datos personales de los propietarios deben ser usados para convocar a la asamblea general de propietarios, a reuniones ordinarias o extraordinarias y librar las respectivas comunicaciones o citaciones.

Asimismo, debido a que los propietarios entregan sus datos personales a la propiedad horizontal para la correcta administración de los bienes y servicios comunes, así como para el manejo de los asuntos de interés común, se concluye que la propiedad horizontal adquiere la condición de responsable del tratamiento, ya que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Como responsable del tratamiento, la propiedad horizontal puede delegar el tratamiento a un tercero encargado, siguiendo lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012.