Cuando una información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, es una excepción la autorización del titular no es necesaria.

Por regla general, cualquier tratamiento de datos personales debe estar precedido por la autorización del titular para tratar sus datos, salvo que exista una excepción legal que releve este requisito.  Estas excepciones están reguladas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y dentro de ellas se destaca el literal a) del, que establece que la autorización no será necesaria para la “Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;”. Por lo tanto, cuando una persona requiera de información privada para incorporarla en un proceso judicial o administrativo, deberá pedirle al Juez o la Autoridad administrativa competente que ordene el decreto de esta prueba. La orden de esta Autoridad será de obligatorio cumplimiento, hará que la autorización del titular de la información no sea necesaria, y permitirá que esta información sea incluida en el proceso correspondiente. 

La Corte Constitucional ha tenido la oportunidad de evaluar algunos casos sobre la petición de este tipo de información por parte de particulares. Por ejemplo, mediante Sentencia T-114 de 2018 , el Alto Tribunal revisó un caso en el cual una empresa se negó a entregarle los videos de seguridad a una usuaria, que los requería para revisar si su padre había muerto o no en circunstancias naturales dentro del establecimiento del propietario. En el caso concreto, y teniendo en cuenta que la información que fue solicitada tenía un carácter privado y podía contener datos personales protegidos por la Ley colombiana, se concluyó que la petición de la accionante no era suficiente para entregar los videos solicitados. A partir del análisis del caso particular, la Corte estableció que toda la información recogida por estos sistemas de video vigilancia debe recibir la protección legal que le otorga la Ley 1581 de 2012. Esto por supuesto no implica que esta información sea inaccesible. Lo que ocurre es que, por su naturaleza, es necesario que sea solicitada por una autoridad administrativa o judicial, que garantice que el tratamiento se hará para los fines permitidos por la Ley. Por lo tanto, quien requiera información privada para incorporarla en un proceso judicial, deberá pedir que la prueba sea ordenada por el Juez o la Autoridad competente.